Trong những cuộc họp không chỉ mang mục đích thông báo tin tức, bạn phải tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ‒ để giúp người đưa ra quyết định cuối cùng tìm được những giải pháp thích hợp. Đảm bảo thực hiện tính toán thời gian có vai trò rất quan trọng trong việc đàm phán một hợp đồng. Quá nhiều người đã tốn quá nhiều thời gian chống lại hệ thống đó.
Nhưng điều này vẫn chưa trả lời được câu hỏi cái gì. Do đó, khi làm việc với người đó, tôi đã nắm được mọi dữ kiện cần thiết. Các dữ kiện là công cụ quá trình đưa ra các quyết định, nhưng (1) chúng không thể thay thế cho trực giác, (2) chúng không quyết định thay cho ta, (3) chúng chỉ có ích khi chúng ta có khả năng giải thích chúng.
Loại dữ kiện thứ hai mà bạn phải xem xét bằng trực giác là dữ kiện phát sinh từ chính tình huống đó. Hãy đừng quản lý theo tập quán. Hầu hết các doanh nghiệp mới nào cũng đều quan tâm đến việc có được doanh thu cao hơn chi phí, nhưng thực tế điều này rất khó khăn đối với một doanh nghiệp mới và nhỏ.
Tuy vậy, đối với nhiều người việc điều chỉnh 20 phút trong thời gian biểu không đơn giản. Hãy lắng nghe cả điều người ta nói lẫn cách nói. Cá tính tạo nên sự khác biệt khác biệt giữa lý thuyết và thực hành, giữa vọng tưởng và đời thực, giữa cách thức sự việc xảy ra và điều bạn muốn, giữa những gì người ta dạy và không thể dạy bạn ở Trường Kinh doanh Harvard.
Chỉ riêng yếu tố oán hận của nhân viên cũng đủ để chúng ta phải tính toán cẩn thận việc sa thải họ và bảo vệ thông tin của công ty. Hãy nhắm vào sở thích, sự quan tâm và thị hiếu của 20% khách hàng quan trọng nhất và dành thời gian để giữ họ lại với mình. Điều đó sẽ có ích hơn là chờ đợi trong cảm giác bực bội và mong họ đến đúng giờ.
Nếu mình thắng, mọi việc sẽ tuyệt diệu, nhưng nếu mình thua thì ai là bạn của mình sẽ vẫn là bạn của mình, ai là kẻ thù sẽ vẫn là kẻ thù, và thế giới vẫn y như cũ. Dĩ nhiên, bạn sẽ gặp khó khăn khi phải giao dịch với những công ty kiểu này. Chính vì thế, khi gọi điện cho những người này, tôi chờ sẵn ở đầu dây.
Cách đây nhiều năm, trong khi tôi đang ăn tối với André Heiniger Chủ tịch công ty Rolex , thì một người bạn của ông ta ghé vào chào hỏi: Ngành công nghiệp đồng hồ dạo này ra sao? Năm 1966, chúng tôi ký với Jacky Stewart vận động viên đua xe hàng đầu thế giới, và sau đó là hàng loạt tay đua đẳng cấp quốc tế như Peter Revson, Mark Donohue, Francois Cervert và Graham Hill (vào lúc đó, tôi chưa nhận ra được khác biệt cơ bản giữa người chơi golf và vận động viên đua xe: chơi golf không thể bị tai nạn. Có sự khác biệt lớn giữa nhà quản lý giỏi và nhà quản lý nghĩ mình giỏi.
Bạn đã bao giờ xem một chương trình đối thoại hay phỏng vấn trên truyền hình và thốt lên: Ồ, người này đang lo lắng quá! hoặc À ha, câu hỏi đó khiến anh ta lúng túng!? Bất kỳ ban quản trị tích cực nào cũng hoan nghênh và ghi nhận việc bạn nhờ người khác giúp hay bạn giúp người khác. Ví dụ, khi bay đến một nơi nào đó, tôi thường yêu cầu mọi người đến đón tôi ở cửa đi bởi đó là nơi không đông người như cửa đến nên sẽ tiết kiệm được thời gian.
Nhưng cũng chính vì nguyên tắc mà người ta mắc sai lầm nhiều hơn. Và trong khi tôi đang gặp Spectorski tại văn phòng của ông thì cô thư ký gọi điện vào và nói: Ngài Phó Tổng thống đang ở đầu dây chờ ông McCormack! Mặc dù cuộc điện thoại không liên quan gì đến công việc đang bàn, song kể từ lúc đó, buổi làm việc của chúng tôi có vẻ quan trọng hẳn. Những tay vợt muốn trở thành nhà tổ chức triển lãm; những vận động viên golf muốn trở thành nhà kinh doanh bất động sản; những nhà vô địch thế vận hội muốn trở thành chủ báo và điều hành tạp chí.
Tôi không thích nghe mức giá một trăm nghìn đô-la đưa ra trong cuộc đàm phán. Nếu bạn không lấy được thông tin về giờ giấc của người cần gặp, hãy đặt ra một giới hạn về khoảng thời gian mà bạn sẽ gọi lại: Xin cô nói với ông ấy rằng tôi sẽ liên lạc với ông ta trong khoảng từ 2 giờ 45 đến 3 giờ chiều ngày hôm nay. Trong tất cả các cuộc điện thoại, bạn đều phải đạt được mục đích nhất định.